Работодатели в течение 2020 года должны:
1) принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
2) подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ;
3) обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
4) уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
При сохранении работником бумажной
трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой должен продолжать вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) у работника сохраняется право на дальнейшее ведение трудовой книжки при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется также его право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Обязанности и полномочия
работодателя при ведении электронных
трудовых книжек
Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником такого заявления.
Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Предоставление сведений
о трудовой деятельности работнику
Работникам, на которых не ведётся трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя):
– в период работы не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
Если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя, то работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Работодатель несет ответственность:
– за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
– за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
– за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.
Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке
– В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?
– Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
– В течение какого периода времени работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?
– С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.
– Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?
– Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.
– Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?
– Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через «Личный кабинет» на официальном интернет-сайте Пенсионного фонда России и на информационном портале «Госуслуги».
Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку: работодателю (по последнему месту работы); в территориальном органе Пенсионного фонда России; в многофункциональном центре (МФЦ).
– В отличие от бумажной версии, какая ещё информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
– По составу данных обе книжки почти идентичны.
– Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
– Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учёта.
– При увольнении с работы информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
– Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.
– Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?
– Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Управление ПФР ГУ-ОПФР по КБР в г. Нальчике