21 июля 2018 года Архивному отделу Местной администрации г.о. Нальчик исполнилось 20 лет. Это структурное подразделение, созданное «в целях эффективной организации архивного дела», обеспечивает хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов, образующихся в результате деятельности городского муниципалитета, организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
Работа отдела строится в соответствии с действующим законодательством, нормативными документами федеральных и региональных органов власти, Уставом городского округа Нальчик, приказами и инструкциями Архивной службы КБР, Положением об архивном отделе Местной администрации г.о. Нальчик и должностными инструкциями.
20 лет назад деятельность нашего отдела начиналась практически с чистого листа, когда мы начали отрабатывать 33 организации – источников комплектования городского округа, которые входили в «Список №1», определённый Архивной службой КБР. Нами была сразу же налажена работа со всеми учреждениями, входящими в этот перечень. Мы завели наблюдательные дела и разработали номенклатуры дел, утвержденные экспертно-методическими комиссиями Архивной службы КБР.
Формирование архивного фонда – это комплекс организационных, методических и практических мероприятий по работе с документами от стадии организации их в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий до передачи на государственное хранение.
В сентябре 1998 года для устройства архивохранилища было определено полуподвальное помещение, в 2011 году в нём произведён капитальный ремонт, нам также выделили дополнительное помещение в 33 кв. метра. Общая площадь архивохранилища на сегодняшний день составляет 113 кв. метров. Все стеллажи протяженностью 555 метров заменены на металлические, их загруженность уже составляет около 90%.
В хранилище установлена система вентиляции и противопожарная сигнализация. Все окна заменены на пластиковые, на них установлены светозащитные жалюзи. Приборы контролируют температурно-влажностный режим в помещении. Ремонт произведен и в офисной части отдела: вся мебель в кабинете полностью заменена на новую. Рабочие места оснащены компьютерами, принтерами, копирами (ксерокс установлен и в хранилище) и сканерами. Также все компьютеры отдела подключены к сети «Интернет».
На начало 2018 года на государственном хранении в нашем отделе значилось 89 фондов объёмом 12 тыс. 732 единицы хранения, из которых 4836 единиц – постоянного хранения, 7896 единиц – по личному составу (документы по кадрам).
Документы на хранение принимаются не только от организаций «Списка №1», но и от ликвидированных организаций. Перед приёмом (он осуществляется по описям и оформляется актом приема-передачи) документов ликвидированных организаций проводится проверка наличия и состояния дел. Документы на хранение принимаются только после научно-технической обработки.
Архивный отдел не просто собирает и хранит наиболее важные документы, но и предоставляет их заинтересованным лицам и учреждениям для использования. Мы выдаём архивные справки на запросы организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, а также гражданам по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.
В «Списке №1» источников комплектования архивного фонда г.о. Нальчик на сегодняшний день значатся 23 организации, которым наш отдел оказывает практическую и методическую помощь в разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и по другим вопросам, возникающим в результате деятельности организаций. Во всех этих учреждениях ежегодно в конце года проводится проверка наличия и состояния документов постоянного хранения и по личному составу.
Основной объём работы у нас приходится на исполнение запросов социально-правового характера. В минувшем году мы получили 1616 обращений граждан, которым было выдано 2153 архивные справки.
Двадцать лет работы архивного отдела подтвердили, что в системе органов местного самоуправления он является важным звеном, обеспечивающим формирование, хранение, использование значительной (наиболее важной) части документов г.о. Нальчик, на основании которых можно выдавать так необходимые людям и организациям архивные справки. А потребность в них постоянно растёт, как и численность заявителей.
Марина Бжинаева, начальник архивного отдела Местной администрации г.о. Нальчик